Op www.hogeronderwijstoegankelijk.nl vind je een overzicht van mogelijke voorzieningen, bijvoorbeeld op het gebied van toetsing of fysieke hulpmiddelen. Dat kan je helpen om op een rijtje te zetten wat je nodig hebt om je opleiding te kunnen volgen.  

Ben je je al aan het oriënteren op de opleiding van jouw keuze en heb je al specifieke vragen over mogelijke voorzieningen of ondersteuning die jij nodig hebt om je studie te kunnen volgen? Dan kun je al contact opnemen met de studentendecaan. De contactgegevens vind je via https://www.hogeronderwijstoegankelijk.nl/school.

Check de route die je moet lopen voor jouw vraag. Dat kan bij iedere onderwijsinstelling weer anders zijn. De studentendecaan of studieadviseur kan je helpen om deze route in kaart te brengen. Afhankelijk van wat je nodig hebt, kan het zijn dat je contact moet opnemen met:

• de examencommissie
• de studieadviseur
• de studieloopbaanbegeleider
• het UWV: voor vergoeding van auditieve of visuele hulpmiddelen of speciaal vervoer.
• jouw gemeente: voor vragen over studietoeslag

Je kunt vaak telefonisch of via e-mail contact opnemen met jouw aanspreekpunt. Je kunt je voorbereiden op het gesprek door jouw antwoorden op de volgende vragen op een rijtje te zetten:

• Wat is de aanleiding van contact?
• Beknopte uitleg van omstandigheden
• Wat is je verzoek/wat heb je nodig?
• Waarom is dit voor jou van belang?

De wachttijd bij de decaan voor een afspraak kan lang zijn, soms meer dan een maand. Wees op tijd met je aanvraag. Sommige studieadviseurs werken ook met spoed-slots of een inloopspreekuur.

Heb je te maken met een deadline aan je verzoek, bijvoorbeeld vanwege je BSA? Geef dat alvast aan in je e-mail (zie voorbeeld hieronder), zodat je contactpersoon op tijd kan reageren.

Soms heb je documenten nodig om je verzoek te onderbouwen, die je dan eerst moet opvragen bij een zorgverlener of andere partij. Denk bijvoorbeeld aan:

• (Recente) medische verklaring of brief behandelaar opzoeken/opvragen.
• Eventueel overzicht van voorzieningen voor het centraal examen (CSE) middelbare school opvragen (kan nuttige aanvulling/verduidelijking zijn).
• Toekenning van eerdere voorzieningen waar je recht op had, bijvoorbeeld van een andere onderwijsinstelling of studie.
• Let op: persoonlijke medische informatie (zoals je ziekteverloop, symptomen of ontslagbrief uit het ziekenhuis) hoef je nooit te delen met je onderwijsinstelling. Je behandelaar mag het niet in een brief zetten in verband met hun beroepsgeheim. Vraag daarom je behandelaar om te bevestigen dat je een aanpassing of voorziening nodig hebt.

Schrik niet als je studieadviseur casual terugmailt, het is ook gewoon een mens. Kun je kiezen uit meerdere medewerkers met dezelfde functie? Dan kan het handig zijn om een vaste studieadviseur te kiezen, zodat je elkaar kunt leren kennen en een band opbouwt. Plan bijvoorbeeld aan het einde van je afspraak alvast een vervolgafspraak als dat nodig is.

Heb je afspraken gemaakt met je contactpersoon in een telefoongesprek of tijdens een live afspraak? Schrijf ze dan op en koppel het terug aan je contactpersoon (zie voorbeeld e-mail hieronder). Als jouw contactpersoon hier zelf initiatief in neemt, hoef je alleen maar te controleren of de afspraken kloppen.

Bekijk hieronder de voorbeelden van e-mailberichten die je kunt versturen aan jouw onderwijsinstelling over jouw hulpvraag.

Onderwerp: Verzoek voor ondersteunende voorziening/aanpassing

Geachte lezer [of naam, als je die weet],

Graag neem ik contact op met een verzoek over [onderwerp, bijv. tentaminering of stagebegeleiding] bij de opleiding [naam vak, naam opleiding]. Ik ben naar u doorverwezen door de [studieadviseur, studentdecaan, mentor, etc.]. Vanwege mijn [chronische ziekte, beperking, persoonlijke omstandigheid, namelijk…] heb ik [voorziening of aanpassing] nodig om mijn opleiding te kunnen volgen. Kunt u deze voorziening voor mij aanvragen of regelen? Het is voor mij van belang om van deze voorziening gebruik te maken, [omdat…]

Heeft u ondersteunende documentatie (bijvoorbeeld een medische verklaring van mijn behandelend arts) nodig om mijn verzoek in behandeling te kunnen nemen? Ik hoop voor [datum] van u te horen, vanwege [reden, bijv. deadline BSA].

Met vriendelijke groet,

[naam, evt. studentennummer]

Onderwerp: Afspraakverzoek voor het bespreken van ondersteunende mogelijkheden om mijn studie te kunnen volgen

Geachte lezer [of naam, als je die weet],

Graag neem ik contact op met een vraag over mijn opleiding [naam vak, naam opleiding]. Ik heb namelijk te maken met [chronische ziekte, beperking, persoonlijke omstandigheid, namelijk…]. Daardoor verwacht ik tegen belemmeringen aan te lopen tijdens mijn studie.

Ik wil graag met u sparren over mogelijke oplossingen hiervoor. Ben ik daarvoor bij u aan het juiste adres? En zo ja, bent u komende week beschikbaar voor een (telefonische) afspraak? Bijvoorbeeld op [datum en tijd].

Mocht u voorafgaand aan het gesprek alvast bepaalde gegevens of documentatie nodig hebben, dan hoor ik dat graag.

Met vriendelijke groet,

[naam, evt. studentennummer]

Onderwerp: Terugkoppeling van onze afspraak dd [datum invullen]

Beste [naam],

Dankjewel voor het gesprek van [eerder deze week/datum]. We hebben afgesproken om de volgende dingen te doen: [aangeven welke afspraken zijn gemaakt]. Heeft u nog aanvullingen daarop?

Ik kijk er naar uit om elkaar weer te spreken op [datum vervolgafspraak].

Groet,

[naam, evt. studentennummer]